Как вам перемена стиля? Вызывает внутреннее отторжение и желание разбить экран? Переписка с иностранными коллегами поможет разузнать все подробности о курсе и уточнить непонятные моменты при подаче заявке, а также практиковать навыки письма на английском. Написание такого письма в первый раз вызывает страх, кучу вопросов и неловкость, но все пройдет гладко, если помнить о нескольких фундаментальных принципах.

Структура и содержание письма

Письма на английском всегда имеют типичную структуру. Каждая часть пишется отдельным абзацем и делает письмо удобочитаемым.

Начните письмо с обращения. Если не знаете имени и должности адресата, напишите "Dear Sir or Madam" или "To whom it may concern". Если есть хоть какие-то данные, лучше быть более конкретным. Например, если вы пишите в приемную комиссию, но непонятно кому, можно написать "Dear Admission Committee of the Blablabla program". Звучит немного нелепо, но это лучше чем безликое "дорогой кто-нибудь" и "кому оно надо". Если вы знаете имя, то используйте обращения Mr или Ms, либо при наличии звания доктор (Dr) или профессор (Prof).

Далее обычно указывают цель письма и краткую информацию об авторе. Например,

Следом пишут все интересующие вопросы, описывают проблемы и указывают запрошенную информацию. Люди в академической среде постоянно заняты, поэтому будьте краткими и конкретными. Не нужно писать сочинения на 100500 слов, если вы спрашиваете есть ли у них гранты. Из текста должно предельно ясно кто вы, почему пишете и какие действия ожидаете от читателя.

Я предпочитаю писать вопросы в виде списка, и мне всегда отвечают соблюдая нумерацию. Так я спасаю и себя, и отвечающих от путаницы и гарантирую ответ на каждый из вопросов.

В конце письма укажите какие действия вы ожидаете от адресата: попросите прислать нужную информацию, рассмотреть вашу заявку на должность, передать ваше резюме профессору, прислать нужный файл. Если это письмо-благодарность, напишите что надеетесь на дальнейшее сотрудничество. Человек, прочитавший письмо, должен знать какие реакцию и действия вы ждете от него после прочтения. У него нет ни времени, ни сил, ни необходимости угадывать ваши желания из двусмысленного содержания и намеков в тексте.

Если вы не получили ответа, а сроки поджимают, не бойтесь отправить повторное письмо с пометкой, что все еще ждете нужную информацию. Возможно, вас не игнорируют и прошлое письмо просто затерялось среди миллиона других имейлов или попало в спам.

Завершает письмо подпись с финальным обращением вроде "Yours faithfully" если вы начинали с безликого Sir or Madam, "Yours sincerely" если обращались по имени. Однако в последнее время я все чаще встречаю менее формальную фразу "With best regards" или ее вариации "With kind regards" или даже просто "Regards".

В 21 веке общение происходит с помощью имейлов, поэтому вам не придется оформлять шапку с адресом, но стоит указать свои контактные данные в виде подписи в конце.

Стиль и степень формальности письма зависит от культуры страны и конкретных людей. Некоторые предпочитают более сухие формальные письма, другие академики будут общаться с вами, фамильярно используя только первое имя.

Давайте взглянем на письмо Джона Нэша, известного математика и нобелевского лауреата по экономике, где он просит прислать бланки для заявки на университетские должности научного сотрудника. Это пример классического официального письма:

Оформление имейла

Обязательно указывать конкретную тему письма, не рискуя попаданием письма в спам или корзину.

Очевидный совет, про который многие забывают: заведите имейл с нормальным именем. Я тоже храню нежность к моему подростковому имейлу с ником из 2000х, но для официального общения лучше иметь почту с вашими фамилией и инициалами, а не что-то вроде "kotenochek0105". Наиболее серьезно выглядит корпоративная почта от вашего университета (как моя @student.rug.nl), но подойдет и обычный персональный аккаунт (вроде gmail или mail).

Если ссылаетесь на файлы в тексте письма, прикрепите каждый из них с соответствующим именем к письму. Никому не захочется тратить время на поиск документов, поэтому экономьте чужие силы, чтобы ваше письмо прочитали внимательно.

Беспокоитесь и боитесь?

Самое важное – не бойтесь общаться! Если в письме проскочила грамматическая или стилистическая ошибка, вас не арестует полиция английской речи. Зарубежные профессора люди весьма простые в общении и часто не носители английского языка.

Если вы смогли ясно донести свою мысль до собеседника, значит, вашего уровня английского достаточно для продуктивного общения и вы готовы писать сотни писем любому на планете Земля. Лучше испугаться и сделать пару ошибок в письме, чем неправильно оформить документы и упустить интересную возможность из-за страха задать вопрос.